Papel

Organizar, preservar, disponibilizar acesso à informação; intermediar e facilitar o acesso do usuário à informação.

Atribuições
 Atendimentos diversos aos usuários presencial e virtual (balcão, e-mail, telefone etc.)
 Catalogação dos materiais – (livros, teses, mapas, TFG's, periódicos, …)
 Inserção de dados – BDTD
 Hemeroteca: organização e classificação de assuntos
 Elaboração de manuais e tutoriais
 Atendimento ao COMUT
 Pesquisa bibliográfica
 Disseminação Seletiva da Informação (DSI)
 Normalização bibliográfica
 Fichas catalográficas
 Aquisição de material bibliográfico (pesquisa nas bases internas e externas, listagem, inserção no sistema de compras, etc.)
 Controle e repasse de recursos arrecadados (multa, COMUT, entre outros)
 Desenvolvimento de projetos
 Fornecimento de dados estatísticos
 Preenchimento de relatórios institucionais
 Avaliação de coleções (monografias e periódicos)
 Atualização do Catálogo Nacional de Publicações Periódicas – CCN
 Inventário do acervo: leitura, localização de material, relatórios, baixas, acertos na base, etc.
 Elaboração de apresentações para os treinamentos
 Treinamentos e aulas expositivas (Uso do Portal de Periódicos Capes, Normalização de trabalho Científico, Gerenciador bibliográfico, e outros)
 Apresentação das bases de dados da área Ciências Sociais Aplicadas e áreas afins para alunos da EA/UFMG, atendendo demanda de Professor da EA/UFMG e demanda de Professor da ECI/UFMG
 Manutenção do site/Facebook
 Avaliação/estudo de bases de dados de interesse para a comunidade acadêmica da EA
 Fornecimento do Fator de impacto e classificação Qualis (Periódicos da área)
 Solicitação de ISBN/ISSN
 Participação em grupos de estudos do SB/UFMG
 Participação em comissões internas da EA/UFMG
 Controle de notas fiscais: compra de livros
 Relatório e quadro contábil mensal
 Controle de autoridade e assuntos
 Seleção de doações recebidas
 Lista de novas aquisições
 Orientação/supervisão de bolsistas – estágio supervisionado (Biblioteconomia)
 Orientação/supervisão de bolsistas – FUMP, Cruz Vermelha
 Visitas orientadas à Biblioteca
 Apoio às publicações da EA

Papel

Assessorar os Diretores no alcance dos resultados institucionais dando o suporte administrativo necessário e inovador para que o fluxo das atividades não seja interrompido e subsidie os processos decisórios.

Atribuições
 Dar suporte aos setores administrativos no exercício de suas funções, de acordo com a política definida pela Diretoria
 Sugerir e acompanhar programas de racionalização do trabalho e modificação de rotinas na Unidade
 Efetuar filtragem dos problemas encaminhados à Direção em sua área de atuação, resolvendo os mais simples e encaminhando ao Diretor os que demandam maior discussão
 Prestar assessoria ao Diretor no que for requisitado

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Assessorar os Diretores no alcance dos resultados institucionais dando o suporte administrativo necessário e inovador para que o fluxo das atividades não seja interrompido e subsidie os processos decisórios.

Atribuições
 Solicitar e acompanhar os serviços desenvolvidos pela equipe de manutenção da UFMG e Equipamentos Especiais (DEMAI)
 Solicitar gravação de vídeo e imagens das câmeras CFTV instaladas nas áreas internas e externas da Escola à Equipe de Monitoramento Universitário, que está ligada a Divisão de Segurança Universitária, da UFMG; bem como acessar em tempo real estas câmeras pela Internet, quando necessário
 Fazer o acompanhamento da prestação de serviços da equipe de portaria, vigilância e limpeza, solidariamente com a Seção de Infraestrutura e Manutenção
 Solicitar serviços relacionados a equipe de áreas verdes para manutenção dos jardins interno e externo da Escola
 Entrar em contato com outras Unidades Administrativas e diversos órgãos públicos (PBH, PMMG, Polícia Federal, entre outros) para solicitação de demandas
 Executar outras atividades solicitadas pela Diretoria da Escola
 Controle patrimonial de bens a distribuir

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Atender demanda externa e outras à rotina administrativa do setor, além de atendimento das demandas das coordenações dos colegiados dos cursos de graduação em Arquitetura e Urbanismo Diurno e Noturno e de Design.

Atribuições
 Atendimento presencial aos discentes, docentes, técnicos e público externo
 prestação de informações relativas aos cursos de graduação da Escola de Arquitetura
 Atendimento telefônico com prestação de informações gerais tanto à comunidade interna quanto à externa
 Controle e manutenção de arquivos discentes
 Organização e controle do inventário do Núcleo de Apoio À Graduação: relatórios e processos administrativos
 Orientação e acompanhamento do menor aprendiz da Cruz Vermelha
 Recebimento de formulários diversos, tais como: formulários para a dispensa de créditos referentes à realização de Iniciação Científica, participação em eventos, empreendedorismo, empresa júnior, intercâmbio, termo de compromisso de Trabalhos de Conclusão de Cursos-TCC's, atas de bancas de TCC's, requerimento de trancamento parcial de matrícula, requerimento de trancamento total de matrícula, aproveitamento de estudos, requerimento de diplomas de graduação, requerimento de provas de conhecimento, documentação para pedidos de abertura de processo de reintegração
 Entrega de documentos emitidos pelo NAG, tais como: comprovante de matrícula, histórico de graduação, atestado de matrícula, atestado de conclusão de curso, atestado de matrícula e frequência, atestado de vínculo com a UFMG com situação de intercâmbio, comprovante de matrícula em disciplina isolada, certificado de disciplina isolada,formulários de Formação Complementar Aberta, documentação individual do aluno, certificado de intercâmbio, programas de disciplinas cursadas pelo aluno com aprovação, atestado de matrícula com previsão de conclusão, diplomas registrados pelo DRCA
 Controlar demanda de material de consumo do Núcleo de Apoio à Graduação
 Redigir documentos e correspondências do NAG (ofícios/memorando/protocolos/ Atas)
 Secretariar reuniões dos colegiados de Arquitetura e Urbanismo e Design e providenciar os despachos e deliberações
 Preparar e despachar pedidos de prova de conhecimento aos departamentos responsáveis
 Alimentar os dados para manutenção das páginas dos colegiados de Arquitetura e Urbanismo e de Design
 Preparar processos, afastar e controlar os discentes em intercâmbio
 Encaminhar TCC’s para a biblioteca (digital) e respectiva documentação
 Controlar e manter os arquivos dos colegiados de Arquitetura e Urbanismo e de Design
 Controlar e autenticar programas de disciplinas a serem disponibilizados aos discentes e à comunidade
 Preparar e despachar os processos de reintegração discente
 Realizar acerto de matrícula online semestral
 Lançar/fazer acerto de oferta de disciplinas para o semestre letivo
 Lançar ocorrências curriculares e acadêmicas dos alunos (Aproveitamento de estudos, Estágio, Lançamento de notas, alteração de notas, cancelamento de matricula em disciplinas, Trancamentos parciais e Totais, Matricula em disciplina Isolada)
 Organizar e despachar os processos de diploma dos alunos graduados
 Emitir Atestado de Colação de Grau (Conclusão de Curso)
 Emitir Certificado de Disciplina Isolada
 Emitir Atestado de Integralização de Créditos
 Emitir Atestado de matrícula
 Emitir Atestado de matrícula/freqüência
 Emitir Histórico Escolar de Graduação
 Emitir Diploma de Graduação
 Divulgar/lançar processo ENADE
 Orientar os discentes e docentes quanto às providências necessárias para a oficialização dos estágios obrigatório e extracurricular
 Receber, analisar, indicar os encaminhamentos de documentos jurídicos pertinentes, fazendo sua gestão administrativa, seguindo a legislação vigente e orientações da PROGRAD/UFMG
 Manter contato com ofertantes (empresas e intervenientes) de oportunidades de estágios para divulgação junto aos alunos
 Atualizar a página eletrônica da CE
 Estabelecer contato com Coordenadores e Professores Orientadores dos Colegiados de Graduação/EA, bem como com a Diretoria da Unidade/EA e o Setor de Mobilidade da PROGRAD/UFMG, principalmente para casos omissos nas Resoluções e com parceiros e intervenientes para manutenção das parcerias de oportunidades para os alunos
 Promover ações e interfaces de aproximação entre universidade e empresa (palestras, encontros, .... e afins)

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Administrar e prover o material de consumo de forma racional e contínua.

Atribuições
 Receber, da Seção de Compras, as notas de empenho dos materiais adquiridos por aquela Seção
 Receber provisoriamente o material entregue pelo fornecedor para verificação e aceitação pelo solicitante
 Conferir se os documentos (Nota Fiscal, Fatura e Nota Fiscal/Fatura) apresentados pelo fornecedor, estão corretos para o recebimento do material
 Informar ao solicitante da chegada de material para que seja feita a conferência e a aceitação dos materiais, através de declaração de aceitação na nota fiscal para fins do seu recebimento definitivo
 Colher, quando necessário, nas notas fiscais emitidas pelos fornecedores dos materiais de consumo, o atestado do solicitante para fins do seu recebimento definitivo
 Conferir fisicamente os bens que chegarem e que foram solicitados pelo Almoxarifado. Se o material não corresponder com exatidão ao que foi pedido, ou apresentar faltas ou defeitos, providenciar junto ao fornecedor a regularização da entrega para efeito de aceitação
 Classificar e registrar a entrada de material de consumo
 Armazenar os materiais estocáveis, conforme item 4 da IN-SEDAP 205/88*
 Fornecer, de forma controlada (levando-se em conta o consumo médio mensal e o nível do estoque), material de consumo requisitado pelos setores da EAUFMG
 Registrar a saída de materiais nos instrumentos de controle (sistema de almoxarifado e ficha de prateleira)
 Promover o saneamento de material visando a otimização física dos materiais em estoque ou em uso, decorrente da simplificação de variedades, reutilização, recuperação e movimentação daqueles considerados ociosos ou recuperáveis, bem como a alienação dos antieconômicos e irrecuperáveis.
 Acompanhar os níveis de estoque
 Elaborar pedido de material estocável conforme a necessidade de suprimento
 Acompanhar as notas de empenho dos materiais que ainda não foram entregues
 Assessorar e orientar a diretoria da unidade nas ações relacionadas à racionalização, saneamento e inventário

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Gerenciar a distribuição, a execução e o controle dos recursos, bem como consolidar as demonstrações contábeis, auxiliando os ordenadores de despesas no planejamento e gerenciamento orçamentário e financeiro da Unidade.

Atribuições
 Auxílio Estudante – realização do pagamento
 Bens Intangíveis – elaboração da planilha
 Bens Móveis da Seção – conferência do inventário
 Bolsas – pagamento Siafi
 Cartão Corporativo – análise da prestação de contas
 Cartão Corporativo – liberação do crédito
 Cartão Corporativo – solicitação do cartão no Banco do Brasil
 Cemig – pagamento fatura
 Copasa – pagamento fatura
 Correios – pagamento (repassar para PRA)
 DES / ISSQN – execução dos lançamentos, geração da declaração e envio on-line
 Diárias – pagamento no SCDP
 Dotação Orçamentária – indicação no Minha UFMG
 Empenhos - diárias, auxílio estudante, passagem, hospedagem, bolsas e taxi
 Empenhos – geração ao fornecedor
 Fornecedores – realização do pagamento
 HRA – pagamento das faturas
 Inscrição Professor evento exterior – reembolso da inscrição
 Inscrição Professor evento Nacional – pagamento da inscrição
 Máquina copiadora – pagamento (repassar para DEMAI)
 Movimento Diário – montagem do processo
 Prestação de Contas da EA – elaboração de planilhas
 Recursos da Escola – elaboração de planilhas
 Recursos dos Departamentos e Projetos – elaboração de planilhas
 Relatório Almoxarifado - conferência e lançamento no Siafi
 Relatório Biblioteca - conferência e lançamento no Siafi
 Relatório Patrimônio – conferência e lançamento no Siafi
 Relatório telefone
 Restos a pagar – registro no Siafi e elaboração da declaração
 Rol de Responsáveis – elaboração da Portaria
 Senha Siafi – preenchimento do formulário e envio DCF
 Telefonia Fixa e Móvel – pagamento (repassar para Cecom)
 Taxa Coleta de Lixo da EA – pagamento no Siafi
 Imprensa Universitária – pagamento de faturas
 Análise Microbiológica – pagamento (repassar para DEMAI)

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Apoiar o desenvolvimento de todas as atividades da Unidade, através do gerenciamento dos serviços de conservação e do suporte à manutenção de sua infraestrutura e de seu espaço físico.

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Gerir o acervo patrimonial da Escola de Arquitetura.

Atribuições
 Registrar a carga de bens permanentes da Unidade (tombamentos)
 Registrar as movimentações de bens permanentes
 Registrar a descarga de bens permanentes da Unidade (baixa)
 Atualizar os registros dos bens permanentes quanto a sua disponibilidade, conservação e localização
 Elaborar Termo Circunstanciado Administrativo (TCA) quando houver extravio ou dano de bem permanente
 Registrar a baixa de bens após a conclusão de processo de desfazimento
 Registrar baixa de bens extraviados, mediante ordenamento do Gestor, após lavratura de Termo Circunstanciado Administrativo ou conclusão de Comissão de Sindicância
 Colher assinatura do responsável pela guarda do bem no Termo de Responsabilidade (TR)
 Arquivar os termos de responsabilidade assinados
 Assessorar a Diretoria no tocante a racionalização, saneamento e inventário de bens permanentes
 Registrar o fechamento mensal/anual no sistema de patrimônio (SICPAT)
 Emitir os relatórios de inventário do exercício anual para a Comissão de Inventário
 Emitir os relatórios de fechamento do exercício anual para a Comissão de Inventário
 Processar o inventário do exercício anual no sistema SICPAT
 Sanear as listagens de relações de bens existentes
 Sanear o relatório de bens não inventariados no exercício anual
 Solicitar e acompanhar os serviços da equipe de mudanças, quando necessário

Papel

Prestar atendimento administrativo, de acordo com a legislação específica.

Atribuições
 Homologar férias dos servidores
 Controlar o registro de ponto, com o lançamento das respectivas justificativas de abono de ponto
 Encaminhar os diversos processos entres os setores da Instituição , conforme o manual de normas
 Encaminhar as portarias diversas ao DAP/PRORH com o acompanhamento das providências cabíveis a cada caso específico
 Atender aos ativos e inativos
 Movimentar e lançar as avaliações de desempenho na Unidade
 Atender ao público interno e externo
 Acompanhar e estar atenta as datas, conforme cronograma do Departamento de Administração Pessoal, para cumprir as metas em tempo hábil
 Lançar e acompanhar diversos nos programas:
• PESCAD
• CPAV
• PESSAUDE
• PESADIC
• SISCAF
• PESPAD
• SIAPENET
• Sistema de Afastamento (Docente e Técnico)

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Gerenciar e manter equipamentos, redes e websites, atendendo aos diversos setores da Unidade, facilitando o uso de serviços de TI em suas diversas formas.

Atribuições
 Manutenção preventiva e corretiva dos computadores dos setores administrativos, departamentos, sala de bolsista
 Manutenção corretiva em computadores de projetos
 Manutenção corretiva nos computadores do CIAU
 Manutenção e suporte a rede cabeada
 Suporte ao Lotus Notes
 Instalação de Softwares
 Formatação de computadores
 Suporte a rede sem fio
 Suporte a alunos e professores no que diz respeito a atividades que demandam computadores
 Manutenção do servidor da EAUFMG
 Controle das agendas dos laboratórios de informática através de formulários online
 Manutenção e instalação de softwares para aulas e workshops nos laboratórios de informática CIAU e Notebooks

Papel

Assessorar os Diretores no alcance dos resultados institucionais dando o suporte administrativo necessário e inovador para que o fluxo das atividades não seja interrompido e subsidie os processos decisórios; auxiliar o público interno e externo nas demandas administrativas.

Atribuições
 Dar suporte às atividades administrativas da Diretoria:
• Intermediar a comunicação entre Diretoria e Comunidade Acadêmica
• Agendar reuniões de interesse da Diretoria
• Atender professores, servidores, alunos e público em geral, por telefone, por e-mail e pessoalmente
• Receber e fazer ligações telefônicas de interesse da Diretoria
• Receber e distribuir ligações externas
• Organizar cerimônias de colação de grau e outras solenidades de interesse da Diretoria
• Agendar reservas do auditório, da sala da Congregação e do hall de entrada
• Receber, protocolar e coordenar o fluxo de documentos encaminhados à Diretoria
• Redigir, encaminhar, ordenar e arquivar documentos - mensagens eletrônicas, ofícios, ofícios circulares, memorandos, declarações, editais, portarias - de interesse da Diretoria
• Organizar e manter o arquivo da Diretoria

 Coordenar as atividades relativas a concursos:
• Receber inscrições para concursos públicos da categoria de professor efetivo
• Fazer e enviar comunicações aos candidatos e aos membros da banca examinadora nos concursos públicos da categoria de professor efetivo
• Receber inscrições em eleições para os cargos de Diretoria da Unidade
• Receber inscrições em eleições para Membros da Congregação (representantes docentes e técnico-administrativos)

 Secretariar reuniões da Congregação:
• Receber documentos e processos a serem apreciados pela Congregação
• Distribuir ações de extensão para relatores e solicitar parecer
• Preparar a pauta para as reuniões
• Convocar membros da congregação para as reuniões
• Fazer lista de presença e preparar documentos pertinentes
• Acompanhar e apoiar durante as reuniões
• Emitir pareceres referentes aos documentos aprovados ou não, nas reuniões
• Tramitar os documentos e processos apreciados na Congregação para os devidos setores e departamentos interessados
• Emitir as atas das reuniões

Papel

Colaborar, através da implementação ou da utilização de recursos técnicos disponíveis, para a Comunicação Social da Escola

Atribuições
 Desenvolvimento e administração dos sites institucionais da EA
 Desenvolvimento de formulários online (Google)
 Distribuição das salas de aula para as disciplinas que serão ofertadas no semestre letivo
 Administração do Sistema de Reservas da Escola (programa Booked)
 Lançamento da distribuição das salas no Sistema de reservas da EA
 Automação de geração de documentos, utilizando o Autocrat, complemento das planilhas Google, (cria-se um modelo para gerar documentos como diplomas, registros, etc.)